「Backlog」を社内に浸透させるための工夫

課題

• 従業員にプロジェクト管理の必要性と「Backlog」の機能を理解してもらわなければ、利用してもらえない
• プロジェクト管理の課題は部署ごとに異なるが、会社全体に向けた説明会では「Backlog」の紹介に留まり、課題に合った使用方法を提案できていない

対策と効果

全社的な説明会だけではなく、要望があれば、各部署や拠点を回り、なるべく小さな範囲（同じ業務に携わる社員20名程度）で「Backlog」についての説明会を行った
これにより、以下のような効果が見られた

• それぞれの部署の課題をヒアリングすることができ、その部署にあった「Backlog」の使い方を提案をすることができた
• 部署の課題にあった使い方を提案をしたことで、従業員一人ひとりが、プロジェクト管理を徹底することの必要性を再認識し、「Backlog」の機能を業務で活かすイメージを持つことができた
• 「Backlog」を使用する部署が増えた

現在、1,000名以上の従業員がアカウント登録している

「BacklogPlus」開発について

課題

• 「Backlog」に入力した情報が他の管理システム（経理・勤怠管理など）に利用できない
• 「Backlog」に蓄積しているデータをプロジェクトの分析に活かせていない
• アカウント申請やプロジェクト申請時の承認ルートがルール通りに運用されていない

対策と効果

上記の課題を解決するための機能を備えた「BacklogPlus」を開発した
「BacklogPlus」は、Backlogに蓄積されているデータを他の管理システムや帳票、グラフに出力できる機能を持ち、また、社内ルールに合わせた、アカウント申請機能やプロジェクト申請も可能である
これにより、以下のような効果が見られた

• 他の管理システムと連携させることで、「Backlog」に入力したデータを他の管理システムにも入力する手間がなくなった
• Backlogに蓄積したデータを帳票やグラフに表すことで、個人の作業量や生産性を可視化することも可能になり、属人化の把握やコストの分析にも役立っている
• アカウント申請機能やプロジェクト申請機能により、適切な人に自動で承認依頼を行え、社内のルール通りに運用されるようになった

「Backlog在宅ソリューション」の確立

課題

• 在宅勤務者に日報の提出を義務付けているが、作業の細かな状況まで把握できない
• 毎回の日報作成が、在宅勤務者の作業負担となっている

対策と効果

在宅勤務者にむけて、前述した「BacklogPlus」の機能の一つとして、「Backlog」の課題やコメントから情報を引き出し、日報を作成する機能を新たに開発した
現在、トライアルとして一部の在宅勤務者が活用しており、以下のような効果がみられる

• ボタン一つで日報の作成が可能になり、作業負担を軽減している
• 在宅勤務者の作業時刻や作業内容、経過時間、進捗具合など、Backlogから自動的に取得することができ、仕事の見える化が可能になる
• 管理職の仕事も見える化することができ、幅広い役職で使用することができる

また、この日報の作成を在宅勤務者だけでなく、オフィス出勤者も実施することで、働き方を問わず、適切なプロジェクトマネジメントを実現していくことが今後の目標である